Over enkele dagen is het 1 november. Tegen dan moet het ontwerp van je jaaractieplan 2027 voor advies voorliggen. In veel kleinere KMO’s blijft net die adviesstap liggen, met als reden: “We hebben toch geen comité.” Dat klopt, maar het betekent niet dat je het advies mag overslaan. Het betekent dat je het anders organiseert. In dit artikel lees je wie in jouw bedrijf het advies geeft, wat rechtstreekse deelname van je werknemers inhoudt en hoe je dat in een klein bedrijf praktisch en aantoonbaar regelt.
Wie geeft advies over het jaaractieplan?
De wetgeving werkt met een vaste volgorde:
* Comité voor preventie en bescherming op het werk, als je bedrijf er een heeft; * vakbondsafvaardiging, als er geen comité is; * de werknemers rechtstreeks, als er geen van beide is.
Dat laatste is de situatie in veel KMO’s. Het advies is dan niet minder verplicht: je vraagt het gewoon rechtstreeks aan je medewerkers. Wat er in het jaaractieplan zelf moet staan, lees je in mijn artikel over het jaaractieplan 2027 tijdig en werkbaar opmaken.
Wat is rechtstreekse deelname?
Zonder comité en zonder vakbondsafvaardiging raadpleeg je je werknemers zelf over vragen rond welzijn op het werk. Elke werknemer moet de kans krijgen om advies te geven of voorstellen te doen over de preventiemaatregelen die je plant. Hoe je dat doet, mag je zelf kiezen: via een register, per e-mail of op een andere manier die in jouw bedrijf werkt. Belangrijk is dat het echt kan. Een document dat ergens in een map zit en waarvan niemand weet dat het er is, is geen raadpleging.
Zo pak je het praktisch aan
1. Maak het ontwerp zichtbaar. Hang een korte versie uit of bezorg ze digitaal, met in enkele zinnen wat je volgend jaar wilt aanpakken en waarom. 2. Geef een duidelijk kanaal en een termijn. Zeg waar en tot wanneer medewerkers opmerkingen kunnen geven: een register in de kantine, een mailadres of een vaste contactpersoon. 3. Bespreek het ook mondeling. In een klein bedrijf werkt een kort teamoverleg of een toolboxmoment vaak beter dan een papier aan de muur. Mensen op de werkvloer zien risico’s die op kantoor niet opvallen. 4. Noteer wat je ontvangt. Schrijf elke opmerking of elk voorstel op, ook als je er niets mee doet, en noteer waarom. 5. Koppel terug. Laat je medewerkers weten wat er met hun input gebeurd is en wat er in het definitieve plan staat.
Zorg dat je het kunt aantonen
Bij een controle wil een inspecteur zien dat het advies gevraagd is. Bewaar daarom:
* de datum waarop je het ontwerp hebt voorgelegd; * hoe je dat gedaan hebt (uithangen, mail, overleg); * de opmerkingen en voorstellen die je kreeg; * wat je daarmee gedaan hebt in het definitieve jaaractieplan.
Een kort verslag van het teamoverleg en een kopie van de mail volstaan vaak al.
En als je laat bent?
Lukt het niet meer tegen 1 november, leg het ontwerp dan zo snel mogelijk alsnog voor. Een raadpleging die wat later komt, is beter dan geen raadpleging. Plan het voor volgend jaar meteen in je agenda, zodat het een vaste stap wordt.
Hulp nodig?
Ik help KMO’s hun jaaractieplan opmaken en de raadpleging van de werknemers eenvoudig en aantoonbaar organiseren, ook zonder comité. Meer over mijn aanpak lees je bij preventiebeleid. Neem contact op, dan bekijken we samen hoe je dit in jouw bedrijf regelt.
