Wie kun je bereiken?
Voor vragen over je gegevens kun je contact opnemen met Preventec, Kaulillerweg 84, 3950 Bocholt, via info@preventec.be.
De Preventiecheck en de VCA-check
Je antwoorden worden in de geopende pagina verwerkt om je resultaat te tonen. Om het volledige rapport te bekijken, vul je je e-mailadres in. Preventec (Johan Voortmans) ontvangt dan per e-mail je keuze, score, antwoorden en de gegevens die je invulde (e-mailadres, naam en, als je die invult, bedrijf en telefoon). We gebruiken die om je het rapport te bezorgen en om op te volgen of je vragen hebt over het resultaat. Vink je aan dat Johan contact mag opnemen, dan nemen we actief contact op om het rapport te bespreken. Je gegevens worden niet doorverkocht en niet voor een nieuwsbrief gebruikt. Wil je niet meer gecontacteerd worden of wil je dat we je gegevens verwijderen, mail dan naar info@preventec.be.
Het rapport wordt via onze e-maildienst (Resend) naar je e-mailadres verstuurd. De website zelf bewaart je antwoorden niet. Om misbruik te voorkomen wordt tijdelijk een onherkenbaar gemaakte (gehashte) versie van je IP-adres en e-mailadres bijgehouden, hoogstens 24 uur. Download je het rapport als pdf, dan wordt die op aanvraag gemaakt en niet bewaard. Je naam en e-mailadres blijven tijdens je bezoek in je browser bewaard, zodat de agenda voor een kennismaking ze alvast kan invullen. Sluit je het venster, dan verdwijnen ze.
Contact via WhatsApp
Stuur je Johan een bericht via WhatsApp, dan verloopt dat contact via de dienst van WhatsApp (Meta) en gelden ook hun voorwaarden en privacybeleid. Gebruik WhatsApp niet voor vertrouwelijke documenten; die bezorg je beter via e-mail of MyPreventec.
Een contactaanvraag
Wanneer je het online contactformulier verstuurt, worden je naam, bedrijfsnaam, contactgegevens en bericht verwerkt om je aanvraag aan Preventec te bezorgen en te beantwoorden. Hiervoor gebruiken we een externe e-mailverzenddienst (Resend). De website geeft alleen een verzendbevestiging als de maildienst de aanvraag heeft aangenomen. Is de maildienst niet actief, dan is het formulier niet beschikbaar.
Vragen stellen aan de websiteassistent
Wanneer je een vraag stelt aan de chatbot, wordt je bericht verwerkt om relevante informatie van onze website terug te vinden en een antwoord te tonen. Preventec bewaart geen chatgeschiedenis in een eigen klantendatabase. Vermeld daarom geen vertrouwelijke bedrijfsgegevens, gezondheidsinformatie of persoonsgegevens in je vraag.
Wanneer de aanvullende AI-functie geactiveerd is, kan de vraag samen met relevante openbare website-informatie worden doorgestuurd naar OpenAI om een antwoord te formuleren. De AI-aanvraag is ingesteld zonder opslag voor modeltraining via de API. Voor bescherming tegen overmatig gebruik kan een tijdelijke teller op basis van een gehashte netwerkidentifier worden bijgehouden. Afspraken worden uitsluitend via Calendly geboekt en bevestigd.
MyPreventec en jouw klantdossier
MyPreventec is een beveiligde klantomgeving. Bij aanmelden verwerken we je zakelijke e-mailadres en inloggegevens via Supabase. Na aanmelding kun je alleen de informatie bekijken waarvoor Preventec jouw account rechten heeft gegeven. Dossiergegevens, actiepunten en factuurgegevens worden in een afgeschermde databank opgeslagen. De toegang wordt per onderneming gecontroleerd.
Vrijgegeven klantdocumenten worden rechtstreeks uit Google Drive opgehaald via een beveiligde serverkoppeling. Alleen bestanden uit de map die Preventec voor jouw klantaccount heeft vrijgegeven, zijn beschikbaar om te bekijken of downloaden. Je kunt via MyPreventec geen documenten wijzigen of uploaden.
Een afspraak boeken via Calendly
Je kunt op de pagina “Plan een kennismaking” een kennismaking van 1 uur inplannen via Calendly. De agenda wordt pas geladen wanneer je op “Toon de agenda” klikt. Vanaf dan kan Calendly informatie over je bezoek verwerken en cookies plaatsen, volgens het eigen privacybeleid van Calendly. Je kunt de agenda ook in een nieuw tabblad openen.
Bezoekstatistieken en cookies
Om te zien welke pagina’s bezocht worden, gebruiken we Vercel Web Analytics. Dat werkt zonder cookies en zonder je te volgen over andere websites: we zien enkel geanonimiseerde totalen, zoals het aantal bezoeken per pagina, de verwijzende website, het land en het type toestel. Deze website gebruikt zelf geen advertentiecookies. Wie inlogt in MyPreventec krijgt enkel de cookies die nodig zijn om aangemeld te blijven. Bij externe diensten zoals Calendly kunnen andere cookies of privacyvoorwaarden gelden.
AI-ondersteuning bij dienstverlening aan klanten
Naast de websiteassistent kan Preventec digitale automatisering en AI-hulpmiddelen gebruiken om informatie te ordenen, conceptdocumenten voor te bereiden, actiepunten te structureren en rapporten efficiënter op te stellen. Een preventieadviseur beoordeelt de inhoud voordat deze als definitief advies of klantdocument wordt vrijgegeven. AI vervangt geen professionele veiligheidsbeoordeling.
Afhankelijk van de opdracht kunnen daarbij zakelijke contactgegevens, functies, aangeleverde documenten en gegevens uit preventiedossiers worden verwerkt. Preventec beperkt die gegevens tot wat noodzakelijk is en verwijdert of pseudonimiseert identificeerbare informatie waar dit mogelijk is. Bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, worden niet routinematig naar generatieve AI-diensten doorgestuurd; waar een dergelijke verwerking toch nodig zou zijn, is een afzonderlijke beoordeling van rechtsgrond, noodzaak en waarborgen vereist.
De rechtsgrond hangt af van de concrete verwerking en de rol van Preventec. Voor eigen klantcontacten en opdrachten kan de verwerking berusten op uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang, na afweging van de betrokken rechten. Wanneer Preventec persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van een zakelijke klant verwerkt, handelen partijen overeenkomstig hun respectieve rollen en sluiten zij indien vereist een verwerkersovereenkomst met instructies en beveiligingsafspraken. Een contract met de klant vormt niet automatisch de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens van werknemers.
Bij inzet van externe AI-leveranciers worden per toepassing de gegevenscategorieën, doeleinden, toegangsrechten, bewaartermijnen, eventuele subverwerkers en internationale doorgiften beoordeeld. Indien gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, gelden de toepasselijke waarborgen uit de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele bepalingen waar vereist. Preventec gebruikt klantgegevens niet doelbewust om eigen AI-modellen te trainen. Instellingen en afspraken van ingeschakelde leveranciers moeten afzonderlijk worden gecontroleerd.
De bewaartermijn is afhankelijk van de opdracht, de afspraken met de klant en eventuele wettelijke bewaarplichten. Tijdelijke verwerking bij een AI-dienstverlener kan een andere bewaartermijn hebben; deze wordt vooraf beoordeeld en waar nodig contractueel beperkt. Je kunt via info@preventec.be vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking of bezwaar, voor zover deze rechten volgens de AVG van toepassing zijn. Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
Vragen over je gegevens
Wil je weten welke gegevens Preventec van je heeft, ze laten corrigeren of laten verwijderen? Neem contact op via het bovenstaande e-mailadres.