Algemene voorwaarden.

1.1 Klant

De natuurlijke persoon, rechtspersoon, onderneming, instelling of organisatie aan wie Preventec haar diensten verleent of voor wie de diensten bestemd zijn.

1.2 Preventec

Preventec CommV, handelend onder de commerciële naam Preventec, met maatschappelijke zetel te Kaulillerweg 84, 3950 Bocholt, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 1037.536.843.

1.3 Opdrachtgever

De natuurlijke persoon, rechtspersoon, onderneming, instelling of organisatie die een opdracht, bestelling of aanvraag tot dienstverlening aan Preventec verstrekt. De opdrachtgever is, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, gehouden tot betaling van de overeengekomen prijs.

1.4 Partijen

Preventec en de klant/opdrachtgever gezamenlijk.

1.5 Derden

Natuurlijke personen, rechtspersonen, ondernemingen, instellingen of organisaties die geen partij zijn bij de overeenkomst tussen Preventec en de klant/opdrachtgever.

1.6 Opdrachtsom

Het totaalbedrag van de opdracht zoals overeengekomen in de door de opdrachtgever aanvaarde offerte, opdrachtbevestiging, overeenkomst, bestelling of elk ander schriftelijk akkoord tussen Preventec en de opdrachtgever.

1.7 Deliverables

Alle documenten, adviezen, risicoanalyses, actieplannen, procedures, verslagen, rapporten, sjablonen, modellen, presentaties, opleidingsmaterialen of andere output die Preventec in het kader van de opdracht aanlevert.

1.8 Schriftelijk

Onder schriftelijk wordt ook verstaan: communicatie per e-mail of via een ander elektronisch communicatiemiddel, voor zover de inhoud ervan raadpleegbaar en reproduceerbaar is.

2.1Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachten, overeenkomsten, leveringen, adviezen en werkzaamheden van Preventec, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen.

2.2Deze algemene voorwaarden zijn eveneens van toepassing wanneer Preventec voor de uitvoering van de opdracht derden inschakelt.

2.3Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien zij schriftelijk en uitdrukkelijk door Preventec zijn aanvaard.

2.4De algemene voorwaarden van de klant/opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij Preventec deze schriftelijk en uitdrukkelijk heeft aanvaard.

2.5Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig, ongeldig of onafdwingbaar zou zijn, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

2.6Partijen zullen in voorkomend geval de nietige, ongeldige of onafdwingbare bepaling vervangen door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling.

2.7Preventec behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Gewijzigde voorwaarden zijn van toepassing op nieuwe offertes, opdrachten en overeenkomsten vanaf het ogenblik waarop zij aan de klant/opdrachtgever worden meegedeeld of publiek toegankelijk worden gemaakt.

3.1Alle aanbiedingen en offertes van Preventec zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders vermeld.

3.2Offertes van Preventec zijn, tenzij anders vermeld, geldig gedurende 15 kalenderdagen vanaf de datum van de offerte.

3.3Preventec is niet gebonden door een offerte die niet binnen de geldigheidstermijn schriftelijk wordt aanvaard.

3.4Offertes worden opgesteld op basis van de informatie die door de klant/opdrachtgever aan Preventec wordt verstrekt.

3.5De klant/opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de verstrekte informatie.

3.6Indien na aanvaarding van de offerte blijkt dat de verstrekte informatie onjuist, onvolledig of achterhaald was, of indien bijkomende informatie, risico’s, tekortkomingen of werkzaamheden aan het licht komen, is Preventec gerechtigd om de scope, timing en/of opdrachtsom aan te passen.

3.7Een opdracht komt tot stand door:

• a) het schriftelijk of per e-mail aanvaarden van een offerte;
• b) het ondertekenen van een overeenkomst of opdrachtbevestiging;
• c) het plaatsen van een bestelling via de website of andere kanalen van Preventec;
• d) het geven van een schriftelijke opdracht tot aanvang van de werkzaamheden;
• e) elke andere handeling waaruit redelijkerwijze blijkt dat de klant/opdrachtgever de opdracht aan Preventec toevertrouwt.

3.8Preventec behoudt zich het recht voor om een opdracht te weigeren of stop te zetten wanneer de opdracht strijdig is met wetgeving, beroepsethiek, redelijke uitvoerbaarheid, veiligheid, onafhankelijkheid of wanneer de klant/opdrachtgever onvoldoende medewerking verleent.

4.1Tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen, worden de diensten van Preventec geleverd als een inspanningsverbintenis en niet als een resultaatsverbintenis.

4.2Preventec verbindt zich ertoe de opdracht professioneel, zorgvuldig en naar best vermogen uit te voeren, op basis van de beschikbare informatie, de ontvangen documenten, de feitelijke vaststellingen en de medewerking van de klant/opdrachtgever.

4.3Preventec garandeert niet dat de klant/opdrachtgever door de uitvoering van de opdracht volledig in regel is met alle toepasselijke wetgeving, normen, voorschriften of verplichtingen.

4.4Preventec garandeert niet dat een inspectiedienst, externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, verzekeraar, keuringsorganisme, overheidsinstantie of andere derde partij een dossier, document, risicoanalyse, actieplan, advies of werkwijze zonder opmerkingen zal aanvaarden.

4.5De uiteindelijke beoordeling door inspectiediensten, overheidsinstanties, externe diensten, keuringsorganismen, verzekeraars of andere derden valt buiten de controle en verantwoordelijkheid van Preventec.

4.6De opdracht van Preventec is beperkt tot de werkzaamheden en deliverables die uitdrukkelijk in de offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst zijn opgenomen.

4.7Niet inbegrepen in de opdracht, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zijn onder meer:

• a) technische aanpassingen aan gebouwen, machines, installaties of arbeidsmiddelen;
• b) uitvoering van preventiemaatregelen;
• c) aankopen of leveringen van materialen, PBM’s, CBM’s, signalisatie of veiligheidsmiddelen;
• d) wettelijke keuringen, metingen, attesten of certificeringen;
• e) opleidingen, toolboxmeetings of instructiesessies;
• f) medische onderzoeken;
• g) overleg, correspondentie of onderhandelingen met inspectiediensten of derden;
• h) juridische bijstand;
• i) bijkomende documenten of analyses buiten de overeengekomen scope;
• j) herwerkingen naar aanleiding van nieuwe informatie of opmerkingen van derden.

4.8De klant/opdrachtgever blijft steeds verantwoordelijk voor:

• a) de juistheid en volledigheid van de aangeleverde informatie;
• b) de feitelijke toestand op de werkvloer;
• c) de uitvoering van preventiemaatregelen;
• d) de naleving van wettelijke verplichtingen als werkgever;
• e) de werking van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk;
• f) de betrokkenheid van de hiërarchische lijn;
• g) interne communicatie naar werknemers;
• h) het ter beschikking stellen van tijd, mensen, documenten en middelen die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht.

4.9Indien de klant/opdrachtgever informatie niet, laattijdig, onvolledig of onjuist aanlevert, kan Preventec niet aansprakelijk worden gesteld voor onvolledigheden, vertragingen, bijkomende kosten of tekortkomingen die daaruit voortvloeien.

5.1Door Preventec opgegeven termijnen, planningen of opleverdata zijn indicatief, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen.

5.2Een termijn begint pas te lopen nadat:

• a) de offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk werd aanvaard;
• b) het overeengekomen voorschot werd betaald, indien van toepassing;
• c) alle noodzakelijke informatie en documenten door de klant/opdrachtgever werden aangeleverd;
• d) eventuele noodzakelijke afspraken, bezoeken of overlegmomenten konden plaatsvinden.

5.3Vertragingen veroorzaakt door de klant/opdrachtgever, derden of omstandigheden buiten de redelijke controle van Preventec geven geen aanleiding tot schadevergoeding, prijsvermindering of annulering van de opdracht.

5.4Indien de klant/opdrachtgever onvoldoende medewerking verleent, behoudt Preventec zich het recht voor de werkzaamheden op te schorten, de planning aan te passen of bijkomende kosten aan te rekenen.

5.5Wanneer door toedoen van de klant/opdrachtgever een opdracht meer dan 30 kalenderdagen stilligt, kan Preventec de reeds uitgevoerde prestaties en gemaakte kosten factureren.

6.1Alle prijzen van Preventec zijn uitgedrukt in euro en exclusief btw, heffingen, verplaatsingskosten en andere kosten, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

6.2Betaling van facturen dient te gebeuren binnen 15 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

6.3Voor projectmatige opdrachten kan Preventec werken met voorschotten, tussentijdse facturatie en/of betaling per fase.

6.4Het concrete betalingsschema wordt vermeld in de offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst.

6.5Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, geldt voor projectmatige opdrachten het volgende betalingsschema:

• a) 50% van de opdrachtsom bij aanvaarding van de offerte of opdrachtbevestiging;
• b) 30% van de opdrachtsom bij oplevering van de ontwerpversie, het conceptdossier of de eerste substantiële deliverables;
• c) 20% van de opdrachtsom vóór aflevering van de finale documenten, bewerkbare bestanden of definitieve eindversie.

6.6Preventec is gerechtigd om de aanvang, voortzetting of finale oplevering van de werkzaamheden op te schorten zolang opeisbare facturen niet volledig zijn betaald.

6.7De finale documenten, bewerkbare bestanden en/of definitieve eindversie worden pas overgemaakt na volledige betaling van het openstaande saldo, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

6.8Opmerkingen, klachten, gevraagde aanpassingen of het uitblijven van goedkeuring door de klant/opdrachtgever, inspectiediensten of derden schorten de betalingsverplichting niet op, tenzij de klacht betrekking heeft op een aantoonbare en wezenlijke tekortkoming van Preventec binnen de overeengekomen scope.

6.9Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verwijlinteresten verschuldigd overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen, tenzij schriftelijk een andere interestvoet werd overeengekomen.

6.10Bij niet-tijdige betaling zijn alle redelijke invorderingskosten, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke, ten laste van de opdrachtgever, voor zover wettelijk toegelaten.

6.11In geval van faillissement, gerechtelijke reorganisatie, vereffening, beslag, staking van betaling of kennelijk onvermogen van de opdrachtgever zijn alle openstaande bedragen onmiddellijk opeisbaar.

7.1De oplevering van documenten, adviezen, risicoanalyses of andere deliverables gebeurt digitaal, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

7.2De klant/opdrachtgever beschikt over een termijn van 7 kalenderdagen na oplevering van een ontwerpversie, conceptdossier of document om feitelijke opmerkingen, correcties of aanvullingen schriftelijk en gebundeld aan Preventec te bezorgen.

7.3Indien binnen deze termijn geen opmerkingen worden ontvangen, worden de opgeleverde documenten geacht aanvaard te zijn binnen de overeengekomen scope.

7.4Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is één correctieronde inbegrepen in de opdrachtsom.

7.5De inbegrepen correctieronde heeft enkel betrekking op feitelijke aanvullingen, verduidelijkingen of correcties binnen de overeengekomen scope.

7.6Bijkomende correctierondes, nieuwe vragen, bijkomende documenten, uitbreidingen, extra plaatsbezoeken, overlegmomenten of aanpassingen naar aanleiding van nieuwe informatie, nieuwe vaststellingen of opmerkingen van derden worden beschouwd als meerwerk.

7.7Meerwerk wordt afzonderlijk gefactureerd aan het overeengekomen tarief of, bij gebrek daaraan, aan het op dat moment geldende tarief van Preventec.

7.8Een verzoek tot aanpassing of uitbreiding van de opdracht geeft de klant/opdrachtgever niet het recht om betaling van reeds geleverde prestaties of opgeleverde documenten op te schorten.

8.1De klant/opdrachtgever kan een afspraak kosteloos verzetten of annuleren tot 24 uur vóór aanvang van de afspraak, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

8.2Bij annulering of verplaatsing binnen 24 uur vóór aanvang van de afspraak is de klant/opdrachtgever 50% van het overeengekomen tarief of, bij gebrek daaraan, 50% van het gangbare dagdeel- of uurtarief verschuldigd.

8.3Bij annulering op de dag zelf, laattijdige aanwezigheid of niet-verschijning is de klant/opdrachtgever het volledige overeengekomen tarief of, bij gebrek daaraan, het gangbare dagdeel- of uurtarief verschuldigd.

8.4Eventuele reeds gemaakte kosten, zoals verplaatsingskosten, voorbereidingskosten of kosten van ingeschakelde derden, kunnen afzonderlijk worden aangerekend.

9.1Alle intellectuele eigendomsrechten op door Preventec ontwikkelde of gebruikte concepten, ideeën, methoden, modellen, technieken, tools, sjablonen, documenten, presentaties, opleidingsmaterialen en werkwijzen blijven eigendom van Preventec, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

9.2Het is de klant/opdrachtgever niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Preventec materialen, documenten, modellen, sjablonen of werkwijzen van Preventec geheel of gedeeltelijk te verveelvoudigen, openbaar te maken, te verspreiden, te verkopen, te exploiteren of te gebruiken buiten het doel waarvoor zij werden aangeleverd.

9.3Het gebruiksrecht op door Preventec opgemaakte documenten, modellen, risicoanalyses, procedures, plannen, sjablonen en andere deliverables ontstaat pas na volledige betaling van alle facturen die betrekking hebben op de desbetreffende opdracht.

9.4Zolang de facturen niet volledig zijn betaald, is het de klant/opdrachtgever niet toegestaan de door Preventec aangeleverde documenten, concepten of ontwerpversies intern of extern te gebruiken, te verspreiden, aan derden over te maken of voor te leggen aan inspectiediensten, externe diensten, keuringsorganismen, verzekeraars of andere partijen.

9.5Na volledige betaling verkrijgt de klant/opdrachtgever een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de finale documenten, uitsluitend voor intern gebruik binnen de eigen onderneming en voor het doel waarvoor de opdracht werd uitgevoerd.

9.6Preventec behoudt het recht om algemene kennis, methodieken, ervaring en inzichten die tijdens de opdracht worden opgedaan, te gebruiken voor andere opdrachten, voor zover daarbij geen vertrouwelijke informatie van de klant/opdrachtgever wordt bekendgemaakt.

10.1Preventec is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse en aantoonbare gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Preventec binnen de overeengekomen scope van de opdracht.

10.2Preventec is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, schade door bedrijfsstagnatie, verlies van gegevens, verlies van klanten, administratieve sancties of andere onrechtstreekse schade.

10.3Preventec is niet aansprakelijk voor sancties, boetes, waarschuwingen, processen-verbaal, opmerkingen, negatieve beoordelingen of maatregelen opgelegd door inspectiediensten, overheidsinstanties of andere derden, tenzij deze rechtstreeks en uitsluitend het gevolg zijn van een aantoonbare zware fout van Preventec binnen de overeengekomen scope.

10.4Preventec is niet aansprakelijk voor schade of tekortkomingen die het gevolg zijn van:

• a) onjuiste, onvolledige of laattijdige informatieverstrekking door de klant/opdrachtgever;
• b) het niet of laattijdig uitvoeren van preventiemaatregelen;
• c) wijzigingen in de feitelijke situatie na uitvoering van de opdracht;
• d) beslissingen, opmerkingen of beoordelingen van derden;
• e) het gebruik van documenten buiten het doel waarvoor zij werden opgesteld;
• f) het aanpassen van documenten door de klant/opdrachtgever of derden zonder voorafgaand overleg met Preventec.

10.5Adviezen, documenten en risicoanalyses van Preventec zijn gebaseerd op de informatie en vaststellingen die op het moment van uitvoering beschikbaar zijn.

10.6Adviezen, documenten en risicoanalyses van Preventec vervangen niet de wettelijke verantwoordelijkheid van de werkgever, de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk, de hiërarchische lijn of andere wettelijk bevoegde actoren.

10.7Indien Preventec aansprakelijk wordt gesteld, is haar aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval door haar aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd.

10.8Indien de aansprakelijkheidsverzekering om welke reden dan ook niet tot uitkering overgaat, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat door de opdrachtgever voor de desbetreffende opdracht aan Preventec werd betaald, met een maximum van de opdrachtsom van die opdracht.

10.9Iedere vordering tot schadevergoeding tegen Preventec vervalt indien zij niet schriftelijk wordt gemeld binnen 30 kalenderdagen nadat de klant/opdrachtgever de schade heeft ontdekt of redelijkerwijze had kunnen ontdekken.

11.1Partijen verbinden zich ertoe alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de opdracht van elkaar verkrijgen, vertrouwelijk te behandelen.

11.2Informatie geldt als vertrouwelijk wanneer dit uitdrukkelijk is meegedeeld of wanneer dit voortvloeit uit de aard van de informatie.

11.3De geheimhoudingsverplichting geldt niet voor informatie die:

• a) publiek bekend is zonder schending van deze voorwaarden;
• b) reeds rechtmatig bekend was bij de ontvangende partij;
• c) door een derde rechtmatig werd verstrekt;
• d) moet worden meegedeeld op grond van wetgeving, gerechtelijke beslissing of bevel van een bevoegde overheid.

11.4Preventec mag de naam van de klant/opdrachtgever enkel als referentie gebruiken na voorafgaande toestemming, tenzij de samenwerking reeds publiek bekend is gemaakt door de klant/opdrachtgever.

12.1Preventec is niet aansprakelijk voor vertragingen of tekortkomingen in de uitvoering van de opdracht wanneer deze het gevolg zijn van overmacht.

12.2Onder overmacht wordt onder meer verstaan: ziekte, ongeval, brand, technische storingen, stroompannes, internetstoringen, stakingen, overheidsmaatregelen, epidemieën, pandemieën, oorlog, natuurrampen, onbeschikbaarheid van derden, of elke andere omstandigheid buiten de redelijke controle van Preventec.

12.3In geval van overmacht worden de verplichtingen van Preventec opgeschort zolang de overmachtssituatie voortduurt.

12.4Indien de overmachtssituatie langer dan 60 kalenderdagen duurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te beëindigen, zonder dat enige schadevergoeding verschuldigd is.

12.5Reeds uitgevoerde prestaties en gemaakte kosten blijven verschuldigd.

13.1Klachten over de uitvoering van de opdracht dienen schriftelijk en gemotiveerd aan Preventec te worden gemeld binnen 14 kalenderdagen na ontdekking van de klacht, en uiterlijk binnen 30 kalenderdagen na oplevering van de betrokken prestatie of deliverable.

13.2Een klacht dient voldoende duidelijk te omschrijven waarop zij betrekking heeft, zodat Preventec de klacht kan onderzoeken.

13.3Klachten of opmerkingen schorten de betalingsverplichting van de opdrachtgever niet op, tenzij schriftelijk anders overeengekomen of tenzij de klacht betrekking heeft op een aantoonbare en wezenlijke tekortkoming van Preventec binnen de overeengekomen scope.

13.4Indien een klacht gegrond is, heeft Preventec het recht om de tekortkoming binnen een redelijke termijn te herstellen, tenzij herstel onmogelijk of kennelijk onredelijk is.

14.1Beide partijen kunnen de overeenkomst beëindigen indien de andere partij een wezenlijke contractuele verplichting niet nakomt en deze tekortkoming niet herstelt binnen 14 kalenderdagen na schriftelijke ingebrekestelling.

14.2Preventec kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien:

• a) de klant/opdrachtgever weigert noodzakelijke informatie te verstrekken;
• b) de klant/opdrachtgever structureel onvoldoende meewerkt;
• c) de klant/opdrachtgever facturen niet tijdig betaalt;
• d) de uitvoering van de opdracht strijdig zou zijn met wetgeving, beroepsethiek, veiligheid of onafhankelijkheid;
• e) er sprake is van vertrouwensbreuk, bedreiging, misbruik of onredelijke eisen.

14.3Bij beëindiging blijven alle reeds uitgevoerde prestaties, gemaakte kosten en verschuldigde bedragen opeisbaar.

14.4Voorschotten worden niet terugbetaald voor zover zij betrekking hebben op reeds ingeplande, voorbereide of uitgevoerde werkzaamheden.

15.1Voor zover Preventec in het kader van haar dienstverlening persoonsgegevens verwerkt, gebeurt dit overeenkomstig de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming.

15.2Preventec verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, administratie, facturatie, communicatie, wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde belangen.

15.3Indien Preventec in opdracht van de klant/opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt waarvoor een afzonderlijke verwerkersovereenkomst vereist is, verbinden partijen zich ertoe hierover de nodige afspraken te maken.

16.1Op alle offertes, opdrachten, overeenkomsten en rechtsverhoudingen tussen Preventec en de klant/opdrachtgever is uitsluitend Belgisch recht van toepassing.

16.2Partijen verbinden zich ertoe om bij betwisting eerst te proberen het geschil minnelijk te regelen.

16.3Indien geen minnelijke regeling mogelijk is, zijn uitsluitend de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Limburg, afdeling Tongeren, bevoegd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

17.1Deze algemene voorwaarden treden in werking op 30-04-2026.

17.2Deze algemene voorwaarden vervangen alle eerdere versies van algemene voorwaarden van Preventec, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

17.3Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere rechtsverhouding tussen Preventec en de klant/opdrachtgever, inclusief aanvullende opdrachten, vervolgopdrachten en meerwerken.

17.4Door aanvaarding van een offerte, opdrachtbevestiging, overeenkomst of bestelling verklaart de klant/opdrachtgever kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en deze te aanvaarden.

Gebruik van digitale hulpmiddelen

Preventec kan bij de uitvoering van opdrachten gebruikmaken van automatisering en artificiële intelligentie (AI), onder meer voor structurering van aangeleverde informatie, voorbereidende analyses, conceptdocumenten, rapportage en administratieve opvolging. Deze hulpmiddelen ondersteunen de dienstverlening en nemen de professionele verantwoordelijkheid van Preventec niet over.

Deskundige controle en afbakening

AI-gegenereerde inhoud wordt niet zonder passende menselijke beoordeling als definitief veiligheidsadvies, risicoanalyse of wettelijke conformiteitsbeoordeling aan de klant verstrekt. De beoordeling gebeurt aan de hand van de beschikbare gegevens en de overeengekomen opdracht. De wettelijke verantwoordelijkheden van de werkgever en de eventuele rol van interne of externe preventiediensten blijven behouden.

Vertrouwelijkheid en bescherming van gegevens

Preventec beperkt het delen van klantgegevens met AI-dienstverleners tot wat noodzakelijk en toegestaan is voor de opdracht. Waar mogelijk worden gegevens weggelaten, geminimaliseerd of gepseudonimiseerd. Persoonsgegevens, bedrijfsgeheimen en vertrouwelijke stukken worden enkel via daarvoor beoordeelde diensten verwerkt en met passende contractuele, organisatorische en technische waarborgen, waaronder waar vereist een verwerkersovereenkomst. Het privacybeleid beschrijft de verwerking van persoonsgegevens nader.

Specifieke afspraken en instructies

Wanneer de opdracht bijzondere vertrouwelijkheid, verwerking van gevoelige persoonsgegevens of beperkingen op externe AI-verwerking vergt, worden de toepasselijke instructies en afspraken vooraf schriftelijk vastgelegd. Preventec verwerkt persoonsgegevens uitsluitend binnen de toepasselijke rol en rechtsgrond. Een afzonderlijke schriftelijke verwerkersovereenkomst wordt gesloten wanneer de wet dit voor de klantrelatie vereist.

Inwerkingtreding

Dit addendum is een voorgestelde aanvulling en wijzigt bestaande overeenkomsten niet met terugwerkende kracht. Het wordt van toepassing op een opdracht nadat de klant de geactualiseerde voorwaarden geldig heeft aanvaard of nadat de partijen dit uitdrukkelijk schriftelijk hebben afgesproken. Dwingend recht en individueel overeengekomen afspraken hebben voorrang.